Oikeus paperisiin asiakirjoihin

On tämä uskomatonta: valtuusto päätti joulukuussa 2014 omista työskentelytavoistaan, mutta reilun vuoden päästä virkamiehet jyräävät taas ja meidän pitää jälleen puolustaa omaa ratkaisuamme!

Mikähän siinä edellisen äänestyksen tuloksessa oli niin vaikea ymmärtää? Miten on näin vaikea Lohjalla noudattaa sitä, että valtuusto on ylin päättävä elin? Kun valtuusto on jotain kerran linjannut omista työskentelytavoistaan, sillä linjalla sitten mennään - ellei olosuhteissa tai valtuuston kokoonpanossa tapahdu olennaista muutosta. Nyt sellaisia muutoksia ei todellakaan ole tapahtunut.

Tässä mielipidekirjoitukseni Länsi-Uusimaasta 11.5.2016, valtuustopäivän aamuna:

Länsi-Uusimaa 11.5.2016

Oikeus paperisiin asiakirjoihin

Lohjan valtuusto päätti joulukuussa 2014 äänin 31 – 20, että valtuutettu saa edelleen halutessaan kokousasiakirjat myös paperisena - eikä siis pelkästään sähköisenä tietoportaaliin.

Itse siirryin pelkästään sähköisiin kokousmateriaaleihin oma-aloitteisesti jo kauan ennen kuin virkamiehet olivat sitä edes ehdottaneet. Luen myös kaunokirjallisuuden pääasiassa sähköisellä lukulaitteella. Silti en vaadi, että jokaisen kollegani valtuustossa täytyisi niin tehdä. Jos paperit ovat tarpeen, niin sitten ne ovat.

Nyt, reilu vuosi edellisestä äänestyksestä, meillä on kuitenkin jälleen tänä iltana edessämme päätös samasta asiasta. Taas valtuutetuilta halutaan estää paperisten kokousasiakirjojen saaminen.

Jokaisen kansan valitseman valtuutetun tulee voida tehdä työtään ilman teknisiä esteitä. Nyt kuitenkin halutaan väkisin aiheuttaa haittaa niille valtuutetuille, jotka eivät vielä koe digimaailman välineitä omikseen. Tällainen työskentelyn vaikeuttaminen on väärin.

Mitenköhän tämänkään lehden kaikilta lukijoilta onnistuisi pelkkään nettilehteen siirtyminen? Paperilehdelle riittääkin tilaajia hyvästä syystä!

Papereiden kieltämisellä ei saavutettaisi edes säästöjä ja tavoite nopeammin ”pikakelauksella” sujuvista kokouksista on mielestäni jopa itsekäs. Asiat on puitava pitkän kaavan mukaan silloin kun ne ovat päätettävänä. Jos ei sitä kestä, on hakeutunut vääriin hommiin.

Lohjan kaupungin käyttämä sähköinen kokousjärjestelmä ei edes ole vielä läheskään valmis. Järjestelmää pilotoineessa lautakunnassa vuosienkaan harjoittelun jälkeen ei yksikään kokous ole sujunut ilman ongelmia. Lisäksi systeemiä ei ole rakennettu Lohjan käyttämiä iPad-laitteita ajatellen ja siihen on myös teetetty aivan turhia kilkkeitä – mistä toki valmistaja Innofactor veloittaa kalliin hinnan.

Valtuuston kokousten pöytäkirjoja taas ei ole saatavissa kuin vain noin vuoden ajalta sähköisessä arkistossa. Tätäkin mielipidekirjoitusta varten jouduin pyytämään joulukuun 2014 pöytäkirjan erikseen, koska tietoportaalista se oli jo kadonnut! Sain pöytäkirjan paloissa neljässä (!) eri sähköpostissa siten, että liitteiden numerointi oli mennyt sekaisin. Sain pahoittelujen ohessa myös vinkin siitä, että pöytäkirja olisi luettavissa selkeämmässä paperimuodossa kaupungintalolla. Se tosin edellyttäisi minulta puolen tunnin ajamista yhteen suuntaan. Mikä sähköinen järjestelmä se sellainen on, joka kuitenkin edellyttää ajelua paikan päälle papereita lukemaan?

Suunta kohti sähköistä kokousmenettelyä on oikea ja lopulta se tulee tapahtumaan kokonaan. Sitä ennen joudumme elämään vuosia siirtymäaikaa, koska välineet ja niiden käyttäjät eivät ole vielä valmiita ja valmiina. Siksi sähköisen järjestelmän rinnalla pitää säilyttää oikeus saada asiakirjat myös paperisina.  

Piritta Poikonen

Kaupunginvaltuutettu (ps), Lohja